精讀Randy Pausch 的時間奧義

個人生產力專家 DavidAllen 在 《Getting Things Done》 一書中，提到了整個系統的最終目的，便是為了 讓每個人達到「心境如水」的地步， 如此才能將心思全力以赴在重要的事情上，張永錫則稱之為「受過訓練的心」。要鍛鍊自己進入不受打擾的境界，首當絕對是將「排除腦袋中的事物」列為第一優先。

當我們學會極盡所能的從腦袋拋出事物，每件事情皆按照著 GTD 系統分門別類的歸納，是不是注意到某些事情，現在還無法立刻行動？這是「無法行動清單」，也是我們在【全球都在與 David Allen 學時間管理】一文中，先行忽略的問題。在 David Allen 提到的六個高度裡，認為我們不該僅僅規劃眼前的事物，當然還包含更遠更高的人生計畫，像是現在還無法行動的夢想清單、人生願景。

針對無法行動清單，你有幾件事情可以做。第一、定時回顧這些清單，提醒自己有這樣的計畫外，並找尋可行的機會，將他放在「參考資料」中。 Appleseed 舉例，如果你想環遊世界，但現在並沒有時間與金錢，那不妨將他寫在夢想清單裡，某天看到旅行社在優惠機票時，就可以將訊息歸類在參考資料中。

第二，我們很清楚三、五年後的計畫，現在尚無法列出下一步行動清單，但的確在等待一個實現的機會， David Allen 稱這個行為為「孵化」。 所以像是夢想清單這樣的事情，他某天∕或許會孵出小雞來。所以，當時間越接近，計畫自然趨漸明朗。當計畫明朗，你除了執行它外，還有一個非常重要的選擇，那就是丟到「垃圾桶」。這也是 Randy Pausch 在美國維吉尼亞大學，在 850 位師生面前做的《時間管理》演講中，不斷被強調的選擇。

Randy Pausch 是卡內基美隆大學的電腦科學教授，在 2006 年的九月被診斷出胰腺癌，在做完化療後，卻仍被告知僅能存活 3 ~ 6 個月後，便開始他一連串的「旅程」簡報。當他站上維吉尼亞大學的講台上，他風趣的對底下聽眾說：「現在我覺得我是時間管理的權威，因為我會告訴你如何運用有限的時間，完成真正重要的事。」

他首先從 Walt Disney 興建第一座迪士尼樂園，只花了 366 天為例。當 Randy 問 Disney 的人：「你們怎麼可以在這麼少的時間蓋好一座美輪美奐的樂園？」對方只真實且誠懇的回答：「我們善用每一天」。隨後，又舉例他的兒子 Dylan 已經到了可以整理房間的年紀，不過他老是向我抱怨他的房間太亂太多，整理不完。於是，我請他先把床單整理好。然後，再請他把玩具收好。沒多久，他高興的說：「我整理好房間了！」

「待辦清單的關鍵，在於如何將青蛙拆成小階段」不過，除了製作待辦清單外，Randy 也反問聽眾：「這些事情真的是你想做的嗎？」他補充著說：「沒有人覺得自己時間很多，這真是時間饑荒（Time Famine）。 我們有太多事要做，不只是時間管理， 所以應該將重點擺在如何改變做事的方法、如何分配時間，目的則是為了做更有趣的事」。

不過，人們似乎不知道什麼事情是重要的，Covey《與成功有約》一書中，特別將待辦事項放置在「到期」與「重要」兩種維度間的平面。多數我們在訂定待辦事項時，經常以哪件事情快到期，所以先選擇哪件事情來做。但 Randy 告訴我們，這個作法完全大錯特錯，因為我們永遠會被時間追著跑。

所以無論如何，都應該先做重要的事情，最後才做即將到期的事情。如果你懂得先做下星期才到期的重要事項，等到了下星期時，你就會感覺好像控制了時間。

Randy Pausch 繼續補充著說：時間是完成事情的唯一物品，它就是機會成本，如果你選擇去做那些沒有價值的事，同時代表你損失了那些再也拿不回的時間，去做真正有意義的事。

所以，他建議你將事情列入待辦清單前先思考：「如果我不做它會怎樣？」 如果不會，永遠別忘記你可以將它丟進垃圾桶。同樣的，Randy 的辦公室，旁邊一定會準備廢紙簍，桌面上永遠只保持一份文件，不必要的文件肯定毫不猶豫的丟掉。

談到桌面，他另外建議我們都應該準備兩顆以上的螢幕。因為 GTD 的精神就是竭盡所能的擠出時間，你必須知道下星期二的早上 10 點在哪裡，別浪費時間思考行事曆。他自己則習慣將待辦事項、電子郵件軟體、行事曆等軟體，由左至右的分別放在不同螢幕上。最後，他以時間日誌結尾，請大家愛惜時間像是金錢一樣，每三天就檢視自己一次自己使用時間的習慣、審視時間預算表。

其實不論是 David Allen、蘋果核、張永錫或 Randy Pausch ，他們的 GTD 都不盡相同，但卻不是無法依循。而我們都在學習如何訂做屬於自己的 GTD。只是永遠別忘記，爬上人生的高度，吃掉最重要的青蛙。