「當初，我只是在找一套管理方式， 希望可以整理我電腦中的檔案，於是認識了 GTD。」這是蘋果圈知名部落客―蘋果核（Appleseed）在剛主持完台中自由聚後，對我們說的一句話。Appleseed 從 Apple G3 開始，接觸 Mac 逾十年，他參考著 GTD 裡：第一步驟的收集(inbox)概念，打造出與別人截然不同的檔案管理環境，一直還沿用到今天。
由於認識的初衷不同，當 Appleseed 在解構 GTD 的概念時，他認為自己還不像大人物一樣忙碌，所以他的 GTD 系統不同於原本的專案思考，反而是依照自己的工作流程，設定層層的分水嶺，並為每個階段設定各自的待辦清單。
例如從事服務業的他，常常有客人向他預訂商品，所以他自己就設計了 「待交件清單」，當客人有問題，但他必須確認時，就會收納在「問題清單」，直到最後，可能問題的答案知道了，但是無法即時回覆的時候，便以「回覆清單」做為更進一步的分類。
特別的是，雖然使用蘋果電腦這麼長的時間，但 Appleseed 卻沒以 Mac 做為管理 GTD 主要工具。因為他認為，要提昇個人生產力，這些資訊一定要隨時攜帶在身上，所以 iPhone 才是最佳的規劃工具。當我們打開他最經常使用的 2do 待辦軟體時，發現另一件有趣的地方，除了剛才提到的清單被安置在左方側邊欄外，每個待辦事項的開頭，還有幾個可愛的表情符號，像是相機、電話這類圖示。
而這些表情符號，其實與 David Allen 的批次處理講得是同一件事情。雖然 Appleseed 的工作藍圖裡並沒有專案 (Project)的需求，但只要自己有空時，就會檢視這份待辦清單，將該打的電話一次打完；當店內比較沒客人時，就可以拿出相機拍攝各項商品，這便是 Appleseed 對批次處理的規劃辦法。
除了批次處理外，原本 David Allen 建議的「回顧」步驟，Appleseed 也有自己的作法。因為瑣事太多， Appleseed 在記錄工作時，特別推崇 「收集」此觀念，這個觀念讓他可以將所有事項在收集工具裡集中，完全不必思考每件事情接下來的發展。每當來到一天的早上或下午時，他便會針對每件事情回顧及加工，為它們加上批次處理符號、安排至適合的清單等等。
Appleseed 拿這次我們邀約他採訪為例：剛開始接到通知時，只是單純的將事情收集在 inbox 中，但因為缺乏時間與地點，所以還無法有下一步行動產生，不過是提醒自己有這件事情要追蹤而已。直到敲定了這些細節， 當事件變成可行動後，才為事件加工處理，放到行事曆中，若不是緊急需求，不會擅自更動行程。
他譬喻在他的 GTD 系統裡，只有「行程」與「待辦事項」，這兩件事情好比「大石頭」與「石頭間的細縫」。 我們不會隨便移動大石頭，但當時間產生空隙時，則趕緊拿出待辦事項，看看有哪些事情可以現在就解決。
在 Appleseed 的應用裡，你看不見複雜難懂的原理，僅僅只使用了「2Do」 及「Calvetica Calendar」 這 兩套 iPhone App，就撐起了整個 GTD 系統。雖然他笑稱自己只停留在 David Allen 六個高度中的最低海拔，但卻足以應付大部分人對於時間規劃的需求。只要身體力行，從最簡單的「清空大腦」開始，每個人都能行雲流水的完成每項挑戰！
編按：David Allen 提出的六個高度，可以幫助我們觀察對每件事情的看法。從 0 海拔的跑道，表示目前的待辦事項，接著以每 10,000 米的高度攀升，分別是當前的工作、責任、1 ~ 2 年度規劃、3 ~ 5 年度規劃，以及 生活等視野，將於下篇【永錫帶你從大處著眼，晉升幸福行動家】介紹。