採訪/撰文：蔡學欣
GTD 蘋果圈最受歡迎的社會科學，為 Getting Things Done的簡寫， David Allen 提出的時間管理技術。
來自生活中的大小瑣事，不論是工作中要打的一通電話、 一封稍後要回覆的電子郵件、一個後天要舉辦的會議， 或是靈光一現的點子，事情不停歇的瘋狂佔據我們腦袋，讓我們心煩不已、毫無頭緒。當我們越想把事情條理化，就越是事與願違。時間管理之父 David Allen 告訴我們：「不是事情多到讓我們煩躁，卻是那些還沒完成的事情」。
管理這些沒完成的事情，完全是一門治亂藝術。既然已經選擇了優雅的蘋果電腦，你還可以選擇撕掉貼滿螢幕的便條紙，學習系統化、數位化你的每日工作，啟動把事情做完（Getting Things Done）的處女航。
全球都在與David Allen 學時間管理（入門課）
在往下閱讀這篇文章前，請你先思考一下：「你現在還有多少事情沒有完成？」也許有一場演講還沒準備好， 或許晚上要吃飯的餐廳尚未訂位，等著回覆一通重要電話。別擔心，請你想這些事情，不是要求你現在先把事情做完。而是你曾否覺得，每想到這些事情沒有按照規則堆積在你腦袋時，心中總是一團亂，想動手卻棘手於從何開始?
為了解決這類問題，你也許嘗試過「待辦清單」，將每件事情依據重要程度排排站好，依序的將事情由急至緩的個個擊破。當你這樣做時，是不是覺得事情變得比較順利，腦子也比較能夠專心在事物上面？
這就是時間管理在深入的課題：如何善用時間做好任務規劃，並且專注在一件事情上。尤其，在這個看似複雜難懂的領域中，尤以 David Allen 最具代表，在他的著作《Getting Thins Done》裡，系統化我們每天都不知從何下手的瑣事，可以說是 GTD 領域中的必讀聖經。
所以，在真正開始管理之前，我們先從這本書所提出的幾項概念：
包含橫向管理、2 分鐘原則、工作流程以及 43 個資料夾等，開始初學者旅程。在《Getting Thins Done》書裡，談到要開始提昇我們的工作效率，務必從打掃及系統化開始。舉例而言，我們身處的環境明顯能區分為「實體」與「心理」兩種，每件不必要的「物品」或「事件」都會影響我們對工作的專注力，所以在實體環境上，我們必須先對這些物品做系統化歸類，例如將文具類、廢紙屢等固定位置。
1. 收集（Collecting）
同樣，在心理環境上也必須做類似的動作，David Allen 稱這些瑣事為 Stuff，任何進入腦袋的事件都能這樣被定義，就像上面所提到的一場演講準備、一通電話，甚或是一個想法等。所以，現在請你花一些時間將所有 Stuff 都寫在紙上，就像過去在列待辦清單一樣，只是這回你要將所有的事情都丟出腦外。當你真的想不出還有哪些事情未完成，就能進行下一步了。
2. 處理（Processing）
請你再一次檢查腦袋中的 Stuff 真的 已經完全清空在紙上了？當你回頭看這份清單時，可能會注意到有些事情，彷彿在當下的狀態中，並沒有「下一步動作」可以做。舉例來說，你可能在執行一份論文，需要收集某個議題的資料；或是，你想學習如何駕駛飛機，這些你暫時還無法釐清頭緒的事情，未來就是我們要去歸類的，先放在一旁不管。
再檢視一次你的清單，剩下那些「有下一步動作」能被完成的，是我們現在要討論的部分。首先，你必須 先知道這個「下一步動作」是什麼？例如：你要打一通電話給誰？詢問什麼事情？對方電話號碼多少？這 就是關鍵的少量資訊，當你清楚了、 又是可以立刻被執行的這些事情，我們應當現在將它完成。David Allen 稱這個分水嶺為：「兩分鐘原則」。 顧名思義，這是一個黃金法則，只要所有低於兩分鐘就能完成的事情， 而且是你自己就可以完成的，請不要猶豫，立刻執行（Do）它。
在這個系統中，就存在一個相當 重要的觀念：「兩分鐘」、「你是不是最佳人選」？如果這些事情，無法在兩分鐘內完成，執行的人又不是你時，就趕緊將它委派（Delegate）出去，並且列入等待清單，等候對方給你的回覆。反之，當事情無法在兩分鐘內完成，你自己又是做這件工作的最佳人選時， 就必須將它排定一個時間（Delay），在那時完成它。或是，將它放入稍後我們要談到的「下一步行動清單（Next Action）」。
小結來說，處理剛才收集的所有雜事（Stuff），並且思考這些事情的背後，是否擁有下一步動作？如果有，再思考完成這件事情，必須先具備哪些資訊？這些都只要在心理及系統上依據 Do、Delay 以及 Delegate 的 3D 原則運作，就能引導你進入下一階段的組織步驟。
3. 組織（Organizing）
此步驟的最大目的，為了要幫助我們更積極的「善用時間」，所以我們要將剛才篩選完畢的「下 一步行動清單」拿出來，進一步的將這些事情分門別類的組織整理。David Allen 進一步將這份清單，再分別以「場合 Context」、 「時間 Time Available」、「精力 Energy Available」 以及「優先 順序 Priority」來歸類。
把這些清單按照這四類的歸納，最主要就是要執行「批次處理」。場合，便是 GTD 系統中最常被提到的 一種歸納，我們也以它來做解釋。現在你可以檢視一下你的下一步行動清單，一定會看到有些事情，是你當下無法立刻完成的，原因是你手上並沒有這些工具。
這麼舉例吧，「傳真(02-27001234) 九月份雜誌預購單到台灣蘋果（署名:Kathy）」。在這個事件中，雖 然我完整的註明了關鍵少量資訊，但我手邊並沒有傳真機。然而，同樣的情況還可能發生在我手邊沒有電腦、沒有電話。
所以，既然你「Delay」了這些事情，就可以將他們按照場合分門別類整理。例如你可能會有一個「在超市」、 「在家裡」、「在辦公室」的清單。重點是，這些清單的性質不要重複，言下之意是：假使你的辦公室就有電腦、電話以及傳真機，卻又同時列了一個「在傳真機旁」的清單，這就會複雜化你的系統。
當你組織完這些清單後，要當你回辦公室，只需要將「下一步行動清單 – 辦公室」攤出來，就能開始「批次處理」這些工作，不必再透過回想來完成事情，專注把事情「做好」與「做完」。以 David Allen 為例，由於在飛機上無法打電話、無法上網，然而他又經常旅行各地演說，所以在他的系統裡便有一組「在飛機上」的清單，當他登機後就會開始那些既不需要網路、也不需要電話的工作，可能像是閱讀某本書等。
David 建議，每個人也都應該建立一份閱讀清單，當你在會議與午餐間的 15 分鐘空檔，即使無法完成一件事情，也能妥善運用零碎時間，幫自己不斷加值。當然，組織還分成非常多種方式，但此步驟最迷人的部份便在 於「批次處理」，只要懂了這個觀念， 就可以開始研究自己的工作習慣，為自己打造屬於個人的下一步行動清單。
4. 回顧（Reviewing）
GTD 概念裡將「回顧」視為非常重要的環節，原因是如果你不經常回過頭來檢視你的系統，自然會讓那些本來整理好的工作，重新變成龐大、亂無章法的系統。此時，你就不會再相信這套科學，又讓自己組織工作的方式回到從前。
為了避免走回頭路，David 提倡兩件重要的事情。其一，所有的工作必須是有系統的單行道。簡單來說，不要把行動清單中已經歸類好，可以批次處理的事情，重新丟回第一步驟（In-basket）中去延遲處理，這同樣會讓你不相信 GTD。
第二，要養成每週檢視系統的習慣，最好是有空時就回顧，包含你要檢視過去的行事曆，是否有些工作要繼續被完成？你的腦袋裡還有沒有工作跟想法佔據著？你的所有清單都是正確的被完成跟打勾嗎？透過這幾個問題，從頭到腳的再修正一次你的系統內容，保持相信此系統的習慣，也是 David 非常強調的環節。
5. 行動（doing）
到了 GTD 系統的最後一步驟，當然 就是執行。當系統走到這裡時，其你已經將不少事情都在這之前解決完畢。只不過，哪些事情是最重要的，應該立刻被解決的？David 同樣將這個問題，丟回到剛才所提到的：「你現在在什麼場合下？」、「你還有多少時間？」、「你還有多少精力」。
當這些問題都被清楚回答後，你才能問：「在符合上述三條件的情況下，哪件事情最重要？」這個答案，就是你第一要執行的事情。其實這與成就感有關，David 說：你要讓自己感覺很棒，因為你不斷的完成事情。所以，不要一開始就執著在哪件事情最重要，對這步驟來說：慢慢來，比較快。
